Projekte einfach managen

von Peter

Neue Projekte und Projektvorgehen sind meist durch die Art der Aufgaben, den Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben oder Projekten und den beteiligten Personen oft kompliziert und nicht einfach zu überblicken. Auch die Abhängigkeit zu bestimmten Terminen erhöht die Komplexität. Generell ist ein Projekt ohne ein definiertes Enddatum kein Projekt. Mit Hilfe von mehreren festen oder geplanten Zeitpunkten lässt sich ein Projekt steuern und sorgt für die notwendige Fokussierung. Mit klaren Deadlines lässt sich auch einfacher arbeiten.

Agil oder Wasserfall? Hybrid!

Je nach Projektvorhaben hat jedes Projektvorgehen, ob klassisch oder agil, seine Vor- und Nachteile. Wir sind überzeugt, dass ein perfektes Vorgehen für ein Projekt eine gute Balance aus beiden Vorgehen enthält. Beim hybriden Projektvorgehen geben wir dem Projekt eine klare und übergreifende Struktur und sind trotzdem agil und flexibel bei der Steuerung und Umsetzung von Anforderungen und bei ggf. notwendigen Richtungswechseln während eines Projektes.

Gutes Projektmanagement reduziert Komplexität.

Ob agil, klassisch oder hybrid: Ein Projekt ist oft komplex und erfordert gerade zu Beginn viele Vorüberlegungen. Unser Verständnis von gutem Projektmanagement ist die Reduzierung von Komplexität um ein Projekt so einfach wie möglich zu gestalten.

Erfolgsfaktoren für einfaches Projektmanagement

Im ersten Schritt geben wir dem Projekt eine grobe Struktur. Diese grobe Struktur definiert die wichtigsten Meilensteine und Termine für das Projekt. Die Meilensteine werden grob geplant und gibt dem Projekt seine Struktur, die visualisiert und weitergegeben werden kann.

Folgende Meilensteine sind für uns immer sinnvoll:

  • Projektstart: Auch wenn es oft klar erscheint, "Das Projekt beginnt ab sofort", macht es Sinn einen fixen Termin für den Projektstart festzulegen. Ab diesem Zeitpunkt wird offiziell am Projekt gearbeitet.
  • Kick-Off: Bei vielen Beteiligten macht es Sinn alle in einem Kick-Off Termin über den generellen Ablauf, das Timing und den Projektinhalt abzuholen. Das schafft eine gemeinsame Sicht auf die wichtigsten Eckpunkte, bietet eine Möglichkeit generelle Fragen zu klären und alle Projektbeteiligten haben sich kennengelernt oder gesehen.
  • Phasenmeilensteine: Jede Projektphase endet in der Regel mit einem definierten Ereignis. Z.B. Abnahme des Designs durch Kunden. Diese relevanten Zeitpunkte sollten vorab geplant werden um den Projekt eine generelle Struktur zu geben.
  • Feste (Externe) Termine: Zeitpunkte, die beim Projektstart bereits bekannt und man keinen Einfluss auf den Termin hat. Wenn z.B. bei einem Messetermin ein Prototyp bereits vorgestellt werden muss. Der Messetermin kann nicht verschoben werden, hilft aber dabei das Projekt besser zu strukturieren.
  • Wichtige Ereignisse: Wichtigste Zeitpunkte im Projekt kann hier eine Daten-Migration sein, die Einreichung einer App in den Stores oder ein "technisch ready" Meilenstein um zu zeigen, dass keine weiteren Anforderungen mehr umgesetzt werden können.
  • GoLive / Projektende: Der oft wichtigste Meilenstein im Projekt ist der GoLive Termin. Besonders der Kunde kann sich mit diesem Termin orientieren wann seine neue Webseite tatsächlich an den Start gehen kann und alle relevanten Tätigkeiten abhängig planen. Meistens ist mit dem GoLive Termin auch das Projektende gemeint. Wenn nach dem GoLive noch eine Abschlussphase (u.a. Dokumentation & Produktionsbegleitung) geplant kann es auch sein, dass das Projektende auch noch separat geplant wird.
Zu unserer Power Point Zeitplan Vorlage

Anschließend übertragen wir die Meilensteine in ein Zeitplan und nutzen für den groben Zeitplan eine Vorlage in Power Point. Die Designvorlage in PowerPoint Format "Minimalist Zeitplan" finden Sie in unserem Shop.

Der Zeitplan sollte nur die wichtigsten Termine darstellen und dient als Arbeitsdokument für den gesamten Prozess mit allen beteiligten. Bei Verschiebung der Meilensteine oder Termine wird auch entsprechend der Zeitplan angepasst. Daher sollte der Zeitplan auch nicht zu kleinteilig werden.

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