Website-Planung: 6 Projektmanagement-Faktoren für Ihr Websiteprojekt

von Peter

Projekte sind eine echte Herausforderung - sie erfordern sorgfältige Planung, umfassende Koordination und eine klare Strategie, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Gerade bei komplexen Projekten wie Website-Projekten können selbst erfahrene Projektmanager an ihre Grenzen stoßen. Mit unserer mehr als 10-jährigen Erfahrung im Projektmanagement haben wir jedoch festgestellt, dass es bestimmte Faktoren gibt, die bei jedem Projekt beachtet werden sollten, um gute Ergebnisse zu erzielen.

 

Wir möchten Ihnen unsere wichtigsten Erfolgsfaktoren vorstellen und Ihnen einen Leitfaden an die Hand geben, wie Sie Ihr nächstes Website-Projekt zum Erfolg führen können. Egal, ob Sie ein erfahrener Projektmanager oder ein Neuling im Bereich des Projektmanagements sind - diese Faktoren sind entscheidend, dass Ihr Projekt erfolgreich wird.

Erfolgsfaktor 1: Relevante Ziele

Projekte haben in der Regel zwei Arten von Zielen. Das Projekt soll entweder ein bestehendes Problem lösen oder es soll den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens in einem oder mehreren Bereichen steigern.

 

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für Website-Projekte ist das klare Verständnis der Ziele, die mit der neuen Webseite erreicht werden sollen. Ohne ein klares Zielverständnis ist es schwer zu beurteilen, ob das Projekt dazu beigetragen hat, den übergreifenden Unternehmenserfolg zu steigern.

 

Gerade vor Beginn eines Projektes sollte bewusst entschieden werden, ob das Projekt überhaupt durchgeführt wird oder eher das Budget und die Zeit in relevantere Themen investiert werden sollte. Aus unserer Erfahrung passiert diese Schritt viel zu selten oder zu spät.

 

Motivation verstehen und die Ziele danach ausrichten

Wenn man bewusst entschieden hat das Projekt durchzuführen sollten die wirklichen Bedürfnisse und der Nutzen für alle Beteiligten klar verstanden werden. Das Ziel "Wir brauchen eine neue Webseite!" ist vielmehr nur eine Maßnahme. Viel entscheidender ist die Motivation dahinter zu verstehen. Z.B. wir benötigen eine neue Webseite, weil wir Besucherzahlen erhöhen wollen und dadurch mehr Webseitenbesucher sich über das Kontaktformular digital melden oder wir mehr Newsletteregistrierungen generieren wollen.

 

Wenn die wirkliche Motivation dahinter von allen Seiten verstanden wird können auch die Ziele und die konkreten Maßnahmen innerhalb der Pojektplanung und Umsetzung ausgerichtet werden.

 

Mit den klaren Zielen lässt sich so auch das Budget und der Zeitaufwand für das Projekt einfacher planen und steuern. Gerade in agilen Projekten kann so im Laufe des Projektes eine bestimmte Funktion oder ein bestimmtes Design-Element welches essentiell für das Erreichen der Ziele ist, priorisiert werden.

 

Wie setzt man effektive Ziele für eine neue Webseite?

Gute Ziele in Webprojekten sind spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden, also sogenannte SMART-Ziele.

 

Vor allem sollten sie aber einfach und klar beschrieben und messbar sein. Mit der Messbarkeit lässt sich während des Projektes und auch beim Abschluss überhaupt prüfen, ob mit dem Projekt der gewünschte Erfolg erreicht wurde.

 

Ein Beispiel für ein Ziel könnte sein, die Conversion-Rate zu erhöhen. Das bedeutet, dass Sie mehr Besucher dazu bringen möchten, eine bestimmte Handlung auf Ihrer Webseite auszuführen, z.B. einen Kauf zu tätigen oder ein Kontaktformular auszufüllen. Um dieses Ziel zu erreichen, können Sie gezielte Optimierungen an Ihrer Webseite vornehmen, beispielsweise eine klarere Struktur und Navigation, eine verbesserte Nutzererfahrung oder eine Optimierung der Landing Pages.

Anhand bestimmten Kennzahlen kann so das Ziel regelmäßig überwacht und ausgewertet werden

Erfolgsfaktor 2: Transparente Kommunikation

Eine effektive Kommunikation mit allen Beteiligten ist unerlässlich für den Erfolg von Website-Projekten. Eine transparente und offene Kommunikation trägt dazu bei, dass das Projekt reibungslos verläuft, Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden und die Projektziele erreicht werden.

 

Es ist wichtig, dass alle Beteiligten, einschließlich des Kunden, der Projektmanager und das Entwicklerteam, über den aktuellen Stand des Projekts informiert sind. Regelmäßige Updates sollten zur Verfügung gestellt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und über den Fortschritt des Projekts informiert bleiben. Es sollten klare Kommunikationskanäle und Verfahren festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten Zugang zu den Informationen haben, die sie benötigen.

 

Probleme frühzeitig ansprechen

Wenn Probleme während des Projekts auftreten, ist es wichtig, dass sie frühzeitig angesprochen und gelöst werden. Wenn Probleme ignoriert werden, können sie zu größeren Schwierigkeiten führen, die den Gesamterfolg des Projekts gefährden können. Eine offene und transparente Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Projektteam trägt stark dazu bei, dass kleinere Probleme frühzeitig erkannt werden, bevor sie zu einem größeren Problem werden.

 

Budget und Kosten

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Kommunikation ist die regelmäßige Diskussion des Budgets und der Kosten. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten ein klares Verständnis davon haben, wie viel das Projekt kostet und wie das Budget aufgeteilt wird. Durch regelmäßige Diskussionen über das Budget und die Kosten können Abweichungen von den ursprünglichen Plänen besprochen werden. Über Budgetprobleme zu sprechen, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist, macht die Situation nur viel schwieriger.  

Erfolgsfaktor 3: Klare Verantwortlichkeiten

Aus unserer langjährigen Erfahrung werden in vielen Projekten keine klaren Zuständigkeiten definiert. Die Verantwortlichkeit für ein Projekt wird gerne auf mehrere Schultern verteilt. So passiert es leider sehr häufig, dass nur die eigenen Teilbereiche relevant sind aber der gesamte Projektablauf und Erfolg nicht mehr im Fokus steht. Oft kommt es dann im Nachhinein zu unnötigen und gegenseitigen Schuldzuweisungen wenn bestimmte Aufgaben vergessen wurden.

 

Es sollte daher immer einen Projektleiter für das gesamte Projekt geben. Dieser hat den allgemeinen Projekterfolg im Blick und lenkt das Projektteam in die richtige Richtung. Er ist für das Gesamtergebnis verantwortlich und hat die übergreifenden Aufgaben und Themen immer im Blick. Bei Nachfragen oder Problemen ist er immer derjenige der aktiv wird.

 

Interne und externe Verantwortlichkeiten

Jeweils auf der Kunden wie auch auf der Agenturseite sollt es da feste Rollen und Verantwortlichkeiten geben und den Projekterfolg zu gewährleisten.

 

Zunächst sollten die Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens definiert werden. Wer ist für das Projekt verantwortlich und wer übernimmt welche Aufgaben? Es ist wichtig, dass jeder im Unternehmen weiß, welche Rolle er spielt und welche Aufgaben er übernehmen muss.

 

Des Weiteren sollte auch bei der Agentur, geklärt werden, wer welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten hat. Die Agentur sollte klar kommunizieren, wer der Projektmanager ist, wer die Entwicklung und das Design übernimmt und wer für die Kommunikation mit dem Kunden zuständig ist.

Erfolgsfaktor 4: Zeit- und Meilensteinplan

Ein zentraler Faktor für den Projekterfolg ist eine Erstellung einer groben Struktur. Diese grobe Struktur definiert die wichtigsten Termine, Meilensteine und inhaltliche Phasen für das Projekt. Hierbei sollte der gesamte Projektumfang, erfasst und geschätzt werden, wie lange jede Phase grob dauern wird. Eine Detailschätzung ist hier noch nicht notwendig.

 

Im ersten Schritt reicht es einen groben Zeitplan zu erstellen. Dieser hilft eine Vorstellung für alle Projektbeteiligten über das Projekt zu gewinnen und gegeben falls jetzt schon erste zeitlichen Schwierigkeiten zu erkennen. Mehr Informationen finden Sie auch in unseren Blog Beitrag "Projekte einfach managen".

 

Deadlines nutzen

Klare Termine helfen ein Projekt erfolgreich zu gestalten. Eine Deadline motiviert alle Beteiligten ungemein, da auf ein bestimmtes Datum gemeinsam hingearbeitet wird. Zusätzlich zum geplanten GoLive der Webseite sollten hier aber auch noch weitere Termine gesetzt werden.

 

Deadlines sollten auch bei wichtigen Zwischenzielen (z.B. Ende der Umsetzungsphase, Abnahme von der Geschäftsführung) und Phasen genutzter werden. In einem Meilensteinplan lassen sich die wichtigsten Termine für das Projekt definieren und visualisieren. Ein Beispiel finden Sie in unserer Template Vorlage für Zeitpläne. Als Meilenstein für den Projektstart könnte der gemeinsame Kick-off Termin sein.

 

Die Definition von Meilensteinen hilft Ihnen dabei, das Projekt in kleinere Abschnitte zu unterteilen und den Fortschritt des Projekts zu verfolgen. So können Sie sicherstellen, dass das Projekt wie geplant verläuft und rechtzeitig abgeschlossen wird.

 

Was wir ins unserer Arbeit schon oft erlebt haben, dass man bei der Erstellung der Meilensteine, Phasen, Termine und Aufgaben es etwas zu gut meint. Es werden zu viele Punkte definiert, mit denen man anschließend nur sehr schwer arbeiten kann. Eine Verschiebung eines Meilensteines (was im Projektverlauf ganz normal ist) erfordert, dass die Zeitplanung auch korrigiert und aktuell gehalten wird. Daher sollten auch nur die wirklich relevanten Termine und groben Phasen in den Meilensteinplan eingetragen werden.

 

Sicherheitspuffer

Um Verzögerungen und unvorhergesehene Ereignisse auszugleichen, sollte bereits bei der Zeitplanung ein Sicherheitspuffer eingeplant werden. Diese Puffer hilft, Verzögerungen aufzufangen und den Zeitrahmen des Projekts einzuhalten. Verzögerungen treten in jedem Projekt auf und sollten daher schon vorab berücksichtigt werden. Die gängigsten Verzögerungen sind dabei Krankheitsausfälle, Urlaubszeiten, ungeplante Aufgaben oder aufwändigere Umsetzungen.

Erfolgsfaktor 5: Komplexität reduzieren

Oft scheinen die Vorhaben im ersten Moment überschaubar. Im Laufe des Projektes stellt sich dann bei der detaillierten Beschäftigung oder bei der Klärung der ersten Fragen heraus, dass es viele Logiken und ggf. Systeme Einfluss haben und so das Projekt viel komplexer ist als anfangs gedacht.

 

Wenn wir uns nur für ein Erfolgsgeheimnis für gutes Projektmanagement entscheiden müssten, dann würden wir die Reduktion von Komplexität nennen. Für uns hat Projektmanagement im Wesentlichen das Ziel komplexe Unterfangen sehr einfach aussehen zu lassen. Durch die Erstellung einer Big Picture Grafik, durch die Verwendung einer MVP-Strategie, und mit einer iterativen Umsetzung versuchen wir dies zu gewährleisten.

 

Big Picture Grafik

Eine Big Picture Grafik ist ein Schaubild, das alle Abhängigkeiten und Verbindungen darstellt. Durch die grafische Aufbereitung können komplexe Zusammenhänge auf einer grundlegenden Ebene verständlich gemacht werden. Insbesondere für den Gesamtprojektleiter ist dieses Verständnis von elementarer Bedeutung, da er für den Projekterfolg verantwortlich ist und daher ein tiefergehendes Verständnis der Systeme auf übergreifender Ebene benötigt. Aber auch für alle anderen Projektbeteiligten ist die Big Picture Grafik ungemein hilfreich, da sie im Verlauf des Projektes immer wieder dazu beiträgt, das Gesamtverständnis im Gedächtnis zu behalten.

 

MVP Konzept

MVP steht für Minimal Viable Product und ist eine sinnvolle Strategie Komplexität zu reduzieren. Hierbei wird die Website in einer ersten Version mit einem minimalen Funktionsumfang veröffentlicht. Dieser Funktionsumfang sollte allerdings besonders wichtig für die Erreichung der Projektzeile sein. Der Funktionsumfang auf den man sich im ersten Schritt fokussiert sollte dann allerdings zu 100% durchdacht und getestet sein. "Weniger, aber besser" ist hier das Credo.

 

Sie können anschließend frühzeitig Feedback von Benutzern einholen und auf Basis dessen die Website weiterentwickeln. Dies reduziert die Komplexität der Website und ermöglicht es, sich auf die wichtigsten Funktionen zu konzentrieren und sich nicht in den kleinen und eventuell unwichtigen Themen verlieren.

 

Iterative Umsetzung

Als dritter Ansatz zur Reduktion von Komplexität ist die iterative Umsetzung. Die Website wird in kleinen Schritten entwickelt und getestet, bevor weitere Funktionen hinzugefügt werden. Durch das iterative Vorgehen können potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Dies reduziert das Risiko von größeren Fehlern und erhöht die Qualität der Website.

Erfolgsfaktor 6: Umfang definieren & verstehen

Unser sechster Erfolgsfaktor ist die klare Definition des Projektumfangs und das Verständnis für die damit verbundenen Aufgaben. Es ist wichtig, den Projektumfang im Vorfeld zu planen und zu organisieren und eine klare Kommunikation mit den Beteiligten aufrechtzuerhalten. Ein Projekt besteht nicht nur aus den konkreten Umsetzungsaufgaben. In der Regel gibt es etliche weitere Punkte, die oft zu spät behandelt werden.

 

Die klassischen Punkte sind hier zum Beispiel die rechtzeitige Einbindung vom Betriebsrat, ein Kommunikationsplan nach außen mit bestimmten Marketingmaßnahmen zum Start der Seite, rechtliche Thematiken, wie Datenschutz, Bereitstellung der nötigen Inhalte auf der Webseite und ggf. Erstellung dieser Inhalte, wie neue Bilder der Mitarbeiter oder Videos der Geschäftsräume, die man präsentieren möchte.

 

Kommunikation mit Beteiligten

Eine klare Kommunikation mit den Beteiligten ist auch in diesem Zusammenhang von großer Bedeutung. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben, welche Aufgaben zu erledigen sind und wie diese in den Projektumfang einbezogen werden sollen.

 

Projektabschluss nicht vergessen

In vielen Köpfen gilt ein Projekt als abgeschlossen, sobald die Webseite live geht. Doch auch nach dem GoLive gibt es wichtige Aspekte, die berücksichtigt werden sollten, bevor das Projekt offiziell beendet wird.

 

Hierbei sind insbesondere die Inbetriebnahme und die Überführung in den regelmäßigen Betrieb von Bedeutung - zwei Punkte, die oft vernachlässigt werden. Es empfiehlt sich, eine spezielle Phase für die Inbetriebnahme direkt mit einzuplanen, um eventuelle Fragen zu beantworten und Hilfestellungen zu leisten. Auch nach Abschluss des Projekts wird an der Webseite weitergearbeitet, weshalb eine Überführung in einen regelmäßigen Betrieb unerlässlich ist.

 

In der Regel steht der Projektleiter zu diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Verfügung und muss daher das Wissen an die zuständigen Personen übergeben. Zudem sollten auch die Projektdokumente und Dokumentationen überführt werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen für den Betrieb der Webseite verfügbar sind.

Fazit

Projektmanagement kann aufgrund vieler Faktoren sehr komplex wirken. Doch letztendlich liegt der Schlüssel zum Erfolg nicht in der Anwendung komplizierter Werkzeuge oder Vorgehensmodelle, sondern in der Anwendung von logischem Denken.

 

Unsere langjährige Erfahrung als Digitalagentur zeigt, dass die 6 Erfolgsfaktoren - Formulierung relevanter Ziele, klare Terminsetzung, transparente Kommunikation, klare Verantwortlichkeiten, Reduzierung der Komplexität und eine umfassende Planung - die Grundlage für eine erfolgreiche Projektabwicklung bilden und auch übergreifend für alle Projekte relevant sind.

 

Wir sind überzeugt, dass diese Faktoren auch für Ihr Projekt von großer Bedeutung sind. Teilen Sie gerne Ihr Feedback mit uns oder informieren Sie sich gerne über unsere digtalen Leistungen.

Zurück zur Newsübersicht

Zu unserem Newsletter anmelden

Was ist die Summe aus 5 und 4?